汇联易是36氪多次报道的企业,汇联易,作为档案管理平台,实现档案管理的全面电子化

日期:2020-08-06 17:22:25 来源:互联网 编辑:小狐 阅读人数:327

汇是36氪多次报道的企业。汇为上市公司汉得信息内部孵化企业,自2016年开始独立,其主要产品为一站式商旅及费用SaaS。

成立之初,汇自企业报销切入市场,解决员工、财务及公司三方间的报销流程痛点,即员工一键导入发票,财务无需处理大量发票,免去贴票等繁琐工作,一键生成财务凭证。并且,汇能够与企业内部的OA、HR等打通,完善报销工作流。

“E档案”是汇现有产品体系的进一步延伸,从企业报销、商旅及费用逐步延伸至企业的档案需求,也能与此前的业务实现互补。

具体来说,无论是企业报销、商旅和费用,都会涉及到众多与财务报销、OA、HR等的对接,产生单据流转难以避免。虽然不少企业已完全摈弃纸质档案,实现档案的全面电子化,但纸质档案模式在短期内也不会消失。因此,将这部份文档完成电子化的工作,才能更好地推进企业体系的不断革新。

作为档案平台,汇“E档案”平台的操作流程可以分为档案入库、调阅、存储、鉴定销毁四个部分。

入库时,“E档案”支持多渠道档案采集,比如通过线下批量或者OCR识别导入,或是标准接口用于对接合同、费控、ERP、银行资金等收集,此后进行智能分类,支持用户多条件、多平台(如在ERP、费控等)借阅档案,实行电子化归档、借阅等档案标准流程。

而在存储层面,平台设计了立体加密机制,并向企业多层级的权限功能,操作全程留痕,便于追溯档案全生命周期内的变化情况。在档案过期后,平台支持鉴定销毁,并需要记录销毁原因。

随着计算机技术和网络的飞速发展,部分企业仍在使用的传统档案方式已难以满足当先的存储需求,不论是电子或纸质档案,由于种类繁多且存储分散,难度和历史归档记录追溯难度加大;此外,电子档案由于检索字段较单一等原因也会降低检索效率。当电子与纸质档案同时存储同一信息时,两者之间的匹配工作难度大。

针对这些问题,汇表示,其档案平台的优势在于几点:

高效兼容:汇经过长时间设计和各种真实环境的反复实验,将档案融入智能办公环境中,目前能够兼容多型号扫描设备和市面主流浏览器,最大限度满足用户不同浏览器的操作需求。

业务融合:汇利用信息通信技术及互联网平台,建立各存储内容之间的关联关系,实现业务整合最大化,带动档案工作的规范化,化。

安全可靠:实现电子档案立体加密,全程审计操作,并加强权限控制体系的细粒度,细致到控人员、期限及品类,若有秘密泄露可以追踪定责。

快速部署:通过规范的接口和低成本集成方法,汇能够完成不同层级档案室之间、不同之间的档案交换,实现规范化,消除档案信息孤岛,提高档案的利用率。

事实上,为了加强企业会计档案的,促进企业整体会计基础工作水平不断提高,国家近年来陆续出台了一系列政策规范及档案方案,如2016年出台的《电子文件归档与电子档案规范》以及今年3月出台的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的》等,都对文档提出了新的要求。基于这样的需求,不少企业服务公司也都推出了档案相关的新产品。尽管纸质与电子档案“双轨存储”过渡期还将持续很长一段时间,但实现档案工作电子化是每个企业不可避免的过程,档案市场还存有广阔前景。

本文相关词条概念解析:

档案

档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。我国古代的档案,在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”,周代叫做“中”,秦汉称作“典籍”,汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”,清代以后多用“档案”,今统一称作“档案”。

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